Planlægning og samarbejde

Udnyt tiden og pas på dig selv

Som studerende er det en rigtig god idé at tænke over, hvordan du bedst bruger den begrænsede tid du har til rådighed. For at arbejde effektivt og skabe synergi, er det vigtigt at du tilegner dig gode samarbejdsvaner, og lærer hvordan du bedst udnytter ressourcerne i din studiegruppe eller team. 

Endelig er det vigtigt, at du får skabt en god work-life balance, hvor du kan genoplade batterierne og dyrke dine fritidsinteresser og familieliv m.m.

EFFEKTIV PLANLÆGNING

Hvordan skal jeg nå det hele?

Hvis du vil have styr på dit studie, deadlines og arbejdsindsats, så er det en god idé at lave en studieplan. Den kan både være langsigtet og kortsigtet, men skal optimalt give dig et overblik over, hvad du skal lave hver dag, og hvor meget tid du skal bruge til de enkelte opgaver - samt hvornår du kan holde fri, uden at tænke studie. Særligt under et projektskrivningsforløb er en studieplan guld værd.

Tips og tricks til studieplanen:

Handlingsanvisende - Vær præcis i forhold til, hvad du rent faktisk skal gøre. Skriv ikke bare "læse", men skriv hvor og hvordan i studieplanen.

Del op i mindre bidder - Bryd dine opgaver ned til mindre bidder i studieplanen, så du bedre kan vurdere, hvor lang tid det tager.

Præcis tidsangivelse - Sæt den tid af du synes virker rimelig, så du ikke ender med at bruge for meget tid på en bestemt opgave.

Brug med fordel Google Calendar til din studieplan. En simpel, gratis kalender, der giver mulighed for at skabe et hurtigt overblik med bl.a. farvekoder til forskellige typer af aktiviteter m.m.

Hacks til effektivisering af arbejdsproces:

2-minutters reglen - Hvis en ting på din to-do liste kan klares på to minutter eller mindre, så få den ud af verden.

Udnyt dit flow - Færdiggør opgaven, hvis du føler det kører.

Bryd opgaverne ned - Det gør det nemmere at planlægge og overskue.

Ryd den trælse opgave af vejen først - Det kan virke motiverende, hvis det værste er overstået.

Arbejd mere effektivt med Pomodoro metoden
Pomodoro-metoden er et redskab, som kan hjælpe til bedre at strukturere din tid når du studerer. Det grundlæggende princip går ud på at dele arbejdet op i intervaller, med fastlagte pauser, samt skabe klarhed om præcis hvad du arbejder på. Der findes masser af apps og forskellige udgaver af pomodoro-metoden, men den oprindelige version består af disse seks trin:

1.     Beslut dig for hvad du vil arbejde på

2.     Sæt et ur til 25 minutter

3.     Arbejd på opgaven

4.     Når uret ringer, sæt et mærke på et stykke papir

5.     Hvis du har færre end fire mærker, tag en kort pause på ca. 5 minutter, og gå til punkt 2

6.     Hvis du har fire mærker, tag en længere pause på ca. 20 minutter, slet dine mærker og gå tilbage til punkt 1

"Brug en studieplan til at skabe overblik"

"Brug "hacks" som 2-minutters reglen og Pomodoro"

KOORDINERING

Hvordan planlægger jeg bedst sammen med andre?

At kunne samarbejde er en afgørende kompetence, uanset om du er selvstændig, studerende eller medarbejder.

Der er ikke én ”rigtig” måde at gøre det på, men efterhånden som du får mere erfaring, vil du finde ud af, hvad der passer dig bedst, og hvornår den ene eller den anden arbejdsform fungerer. Det vigtigste er, at der foregår en løbende kommunikation, så du og din gruppe undgår misforståelser, dobbeltarbejde og spild af værdifuld tid. En god måde at strukturere jeres samarbejde på, er ved at gøre brug af følgende tips:

Sæt mål for dagen i fællesskab 
Aftal indbyrdes, hvad I skal nå i løbet af dagen, og saml op ved dagen afslutning.

Fastlæg jeres aktiviteter i klumper
Aftal f.eks. at mødes på faste dage, så det ikke bliver for tidskrævende med transport, planlægning osv. 

Prioriter jeres opgaver sammen
I skal være enige om, hvad der er vigtigt.

Der findes også masser af online samarbejdsværktøjer, der kan hjælpe jer i arbejdsprocessen:

Trello er effektivt til mindre projekter, og er baseret på Kanban, hvor alle opgaver nedbrydes og beskrives på små papirlapper eller “Kanbans”. Opgaven kører derefter igennem forskellige faser (f.eks. “To do”, “Doing”, “Done”). Idéen er, at man på den måde hele tiden har et visuelt overblik over hvor langt man er med alle dele i projektet.

Asana er et andet visuelt planlægningsværktøj, der er særligt nyttigt ved større projekter.

Endelig kan I med fordel bruge værktøjer I allerede kender, som f.eks. Google docs, Dropbox, Facebook osv. til at dele filer og planlægge jeres samarbejde.

"Kommunikér tydeligt og opsæt klare rammer"

"Brug planlægningsværktøjer i jeres arbejdsproces"

WORK-LIFE BALANCE

Hvordan skal jeg prioritere min tid?

Det er forskelligt fra person til person, hvad der er en god balance mellem arbejde og fritid, og det kan sagtens være, at du har det fint med at arbejde 50 timer om ugen, mens din kæreste eller kammerat føler sig dårligt tilpas, når de rammer 30 timer. Det handler dog ikke kun om, hvor meget tid du bruger på dit arbejde, men også om hvordan du bruger tiden. Nogle mennesker er meget perfektionistiske, og har svært ved at give slip på et projekt før de er helt tilfredse, også selvom det betyder mindre søvn, familieliv eller plads til fritidsinteresser.

Det kan sagtens være, at du føler dig godt tilpas ved at ”give den gas” i kortere perioder, men i længden har alle mennesker brug for at koble af, og finde en balance mellem arbejde og fritid. For nogle er det en god idé at ”trække stikket”, slukke telefonen, computeren osv. For andre er der måske brug for meditation, træning eller en kop kaffe med vennerne.

Hvis du føler, det kan være svært at få balancen til at gå op, så:

Lav en prioriteret plan for fritid og arbejdsliv.

Tag pauser og hold fri, når du har fri.

Beløn dig selv - gå en tur, spis en kage, ring til en ven m.m.

Variér din dag - med krævende og mindre krævende studieopgaver.

Sluk mobilen og SoMe.

Vær ikke bange for at bede om hjælp.

Endelig kan du gøre brug af forskellige værktøjer som f.eks. Eisenhower-modellen, der hjælper dig med at prioritere og skabe overblik over dine opgaver, se hvordan her.

"Lav en prioriteret plan for fritid og arbejdsliv"

"Husk at tage pauser og hold fri, når du har fri"

"Find det der giver dig energi i din hverdag"

GRUPPEARBEJDE

Hvordan får du mest ud af gruppearbejdet?

Før du indgår i et gruppesamarbejde, er det vigtigt at du overvejer, hvilke kompetencer du har, og hvad du kan spille ind med. Måske er du god til at planlægge, har et godt overblik eller har øje for den skæve idé. Uanset hvad, så er det vigtigt at alle i den nye gruppe, bliver kloge på hinandens styrker og svagheder.

Hvis du selv har indflydelse på gruppens sammensætning, så vær opmærksom på ikke udelukkende at vælge ud fra, hvem du svinger med socialt. Det faglige match er også vigtigt for gruppearbejdet og det endelige resultat. Find ud af om I har samme faglige ambitioner og forventninger til samarbejdet.
Sørg for at I laver en forventningsafstemning inden I starter samarbejdet, hvor I aftaler spillereglerne for gruppearbejdet: Hvor ofte skal I mødes; går I efter en bestemt karakter; hvor meget må fritidsaktiviteter fylde og hvornår på dagen arbejder I bedst - osv.

"Vær opmærksom på egne og andres kompetencer"

"Lav en forventningsafstemning"

KONFLIKTHÅNDTERING

Hvordan løser vi potentielle gruppekonflikter?

Uenigheder og konflikter er en naturlig del af samarbejdet i grupper. Derfor er det vigtigt, at I har viden om, hvordan I bedst forebygger og håndterer konflikter, så de ikke vokser jer over hovedet. Fælles udarbejdelse af en handleplan med spilleregler for jeres samarbejde, kan hjælpe jer til at tackle fremtidige uoverensstemmelser.

Vær opmærksom på, at der er forskel på faglige og personlige uenigheder. Det er vigtigt ikke at blande dem sammen. Ved uløselige faglige uenigheder, er det en god idé at henvende sig til underviseren, hvorimod I ved mere personlige problemer kan have gavn af at inddrage jeres studievejleder.

Husk, at lytte til hinandens viden og argumenter, og indgå kompromisser – selvfølgelig uden at miste jer selv i processen.

Det er vigtigt, at I fejrer jer selv undervejs ved f.eks. større deadlines. Det skaber sammenhold, mindsker konflikter og giver et bedre samarbejde.

"Der er forskel på personlige og faglige konflikter"

"Det er en ansvarlig handling at søge hjælp"

Links

Her kan du finde værktøjer og inspiration. Bemærk, at alle tjenesterne er gratis, men nogle kræver, at du opretter en bruger.

BØGER

  • Slug frøen!, hold op med at udsætte tingene og få mere fra hånden på kortere tid  
  • Project management, Absolute beginners guide  
  • Sprint, how to solve big problems and test new ideas in just five days  
  • Dit studieliv, alt det, du ikke ved, du har brug for at vide, når du begynder at studere