Planlægning og samarbejde

Som studerende er det en rigtig god idé at tænke over, hvordan du bedst bruger den begrænsede tid du har til rådighed. For at arbejde effektivt og skabe synergi, er det vigtigt at du tilegner dig gode samarbejdsvaner, og lærer hvordan du bedst udnytter ressourcerne i din studiegruppe eller team. 

Endelig er det vigtigt, at du får skabt en god work-life balance, hvor du kan genoplade batterierne og dyrke dine fritidsinteresser og familieliv m.m.

At kunne samarbejde er en afgørende kompetence, uanset om du er selvstændig, studerende eller medarbejder.

Der er ikke én ”rigtig” måde at gøre det på, men efterhånden som du får mere erfaring, vil du finde ud af, hvad der passer dig bedst, og hvornår den ene eller den anden arbejdsform fungerer. Det vigtigste er, at der foregår en løbende kommunikation, så du og din gruppe undgår misforståelser, dobbeltarbejde og spild af værdifuld tid. En god måde at strukturere jeres samarbejde på, er ved at gøre brug af følgende tips:

Sæt mål for dagen i fællesskab 
Aftal indbyrdes, hvad I skal nå i løbet af dagen, og saml op ved dagen afslutning.

Fastlæg jeres aktiviteter i klumper
Aftal f.eks. at mødes på faste dage, så det ikke bliver for tidskrævende med transport, planlægning osv. 

Prioriter jeres opgaver sammen
I skal være enige om, hvad der er vigtigt.

Der findes også masser af online samarbejdsværktøjer, der kan hjælpe jer i arbejdsprocessen:

Trello er effektivt til mindre projekter, og er baseret på Kanban, hvor alle opgaver nedbrydes og beskrives på små papirlapper eller “Kanbans”. Opgaven kører derefter igennem forskellige faser (f.eks. “To do”, “Doing”, “Done”). Idéen er, at man på den måde hele tiden har et visuelt overblik over hvor langt man er med alle dele i projektet.

Asana er et andet visuelt planlægningsværktøj, der er særligt nyttigt ved større projekter.

Endelig kan I med fordel bruge værktøjer I allerede kender, som f.eks. Google docs, Dropbox, Facebook osv. til at dele filer og planlægge jeres samarbejde.

Det er forskelligt fra person til person, hvad der er en god balance mellem arbejde og fritid, og det kan sagtens være, at du har det fint med at arbejde 50 timer om ugen, mens din kæreste eller kammerat føler sig dårligt tilpas, når de rammer 30 timer. Det handler dog ikke kun om, hvor meget tid du bruger på dit arbejde, men også om hvordan du bruger tiden. Nogle mennesker er meget perfektionistiske, og har svært ved at give slip på et projekt før de er helt tilfredse, også selvom det betyder mindre søvn, familieliv eller plads til fritidsinteresser.

Det kan sagtens være, at du føler dig godt tilpas ved at ”give den gas” i kortere perioder, men i længden har alle mennesker brug for at koble af, og finde en balance mellem arbejde og fritid. For nogle er det en god idé at ”trække stikket”, slukke telefonen, computeren osv. For andre er der måske brug for meditation, træning eller en kop kaffe med vennerne.

Hvis du føler, det kan være svært at få balancen til at gå op, så:

Lav en prioriteret plan for fritid og arbejdsliv.

Tag pauser og hold fri, når du har fri.

Beløn dig selv - gå en tur, spis en kage, ring til en ven m.m.

Variér din dag - med krævende og mindre krævende studieopgaver.

Sluk mobilen og SoMe.

Vær ikke bange for at bede om hjælp.

Endelig kan du gøre brug af forskellige værktøjer som f.eks. Eisenhower-modellen, der hjælper dig med at prioritere og skabe overblik over dine opgaver. Se her hvordan du kan bruge Eisenhower modellen.

Før du indgår i et gruppesamarbejde, er det vigtigt at du overvejer, hvilke kompetencer du har, og hvad du kan spille ind med. Måske er du god til at planlægge, har et godt overblik eller har øje for den skæve idé. Uanset hvad, så er det vigtigt at alle i den nye gruppe, bliver kloge på hinandens styrker og svagheder.

Hvis du selv har indflydelse på gruppens sammensætning, så vær opmærksom på ikke udelukkende at vælge ud fra, hvem du svinger med socialt. Det faglige match er også vigtigt for gruppearbejdet og det endelige resultat. Find ud af om I har samme faglige ambitioner og forventninger til samarbejdet.
Sørg for at I laver en forventningsafstemning inden I starter samarbejdet, hvor I aftaler spillereglerne for gruppearbejdet: Hvor ofte skal I mødes; går I efter en bestemt karakter; hvor meget må fritidsaktiviteter fylde og hvornår på dagen arbejder I bedst - osv. Du kan finde en øvelse, der kan hjælpe jer i gang her: samarbejdskontrakt.pdf

Uenigheder og konflikter er en naturlig del af samarbejdet i grupper. Derfor er det vigtigt, at I har viden om, hvordan I bedst forebygger og håndterer konflikter, så de ikke vokser jer over hovedet. Fælles udarbejdelse af en handleplan med spilleregler for jeres samarbejde, kan hjælpe jer til at tackle fremtidige uoverensstemmelser.

Vær opmærksom på, at der er forskel på faglige og personlige uenigheder. Det er vigtigt ikke at blande dem sammen. Ved uløselige faglige uenigheder, er det en god idé at henvende sig til underviseren, hvorimod I ved mere personlige problemer kan have gavn af at inddrage jeres studievejleder.

Husk, at lytte til hinandens viden og argumenter, og indgå kompromisser – selvfølgelig uden at miste jer selv i processen.

Det er vigtigt, at I fejrer jer selv undervejs ved f.eks. større deadlines. Det skaber sammenhold, mindsker konflikter og giver et bedre samarbejde.

Her kan du finde værktøjer og inspiration. Bemærk, at alle tjenesterne er gratis, men nogle kræver, at du opretter en bruger.

BØGER

Slug frøen!, hold op med at udsætte tingene og få mere fra hånden på kortere tid

Project management, Absolute beginners guide

Sprint, how to solve big problems and test new ideas in just five days

Dit studieliv, alt det, du ikke ved, du har brug for at vide, når du begynder at studere